การใช้โปรแกรม excel

คู่มือการใช้โปรแกรม Excel

โปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมประเภท Spread sheet ใช้สำหรับงานตาราง คำนวณ และนำเสนอข้อมูลตัวเลขด้วยกราฟแบบต่างๆ

การเริ่มใช้งานโปรแกรม

หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-

·        เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel

·        รู้จักส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม

·        การเพิ่มปุ่มทูลบาร์ใน Quick Access Toolbar

·        การยกเลิกปุ่มทูลบาร์ใน Quick Access Toolbar

·        การป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล ลบข้อมูล

·         การบันทึกเอกสารลงใน disk

 ·         ของแฟ้มงาน เช่น New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

·        Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือให้คุณเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี้ได้

·        Title bar                  แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่คุณเปิดใช้งานอยู่

·        แถบ Ribbon          เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้น

·       Name box              แสดงตำแหน่งเซลล์ปัจจุบัน

·       Formula bar          แถบแสดงสูตรคำนวณหรือข้อมูลที่คุณพิมพ์

·       Active cell             เซลล์ปัจจุบันที่กำลังทำงานอยู่

·       Worksheet             พื้นที่ใช้งานของโปรแกรม

การเพิ่มปุ่มทูลบาร์ใน Quick Access Toolbar

ปุ่มทูลบาร์ที่ต้องการใช้งานบ่อยๆ คุณสามารถเพิ่มเข้ามาในQuick Access Toolbar ได้ มีขั้นตอนดังนี้

1.   คลิกปุ่มลูกศรลงของQuick Access Toolbar จะปรากฏคำสั่ง

ให้เลือกใช้

       
2.  เลือกคำสั่งที่ต้องการใช้บ่อย เช่นNew, Open, Print Preview,

Quick Print, ฯลฯ

การยกเลิกปุ่มทูลบาร์ใน Quick Access Toolbar
ปุ่มทูลบาร์ที่เพิ่มเข้ามาแล้วไม่ต้องการใช้งาน คุณสามารถยกเลิกออกได้

มีขั้นตอนดังนี้

1.       คลิกขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคำสั่งให้เลือกใช้

2.       ตองการยก้เลิกปุ่มทูลบาร์ให้เลือกคำสั่ง Remove from Quick Access Toolbar

การป้อนข้อมูล มี 3 วิธี

1.       พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter

2.       พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Arrow key (ลูกศรสี่ทิศ) ที่คีย์บอร์ด

3.       พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ เสร็จแล้วคลิกปุ่ม    Enter บน Formula bar

      การยกเลิกข้อมูลที่กำลังพิมพ์ มี 2 วิธี

·        วิธีที่ 1             กดปุ่ม Esc ที่คีย์บอร์ด

·        วิธีที่ 2             คลิกปุ่ม Cancel บนFormula bar

   

       การแก้ไขข้อมูล มี 3 วิธี

1.       เลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล 

      วิธีที่ 1             กดปุ่ม F2 ที่คีย์บอร์ด

      วิธีที่ 2             คลิกตำแหน่งที่จะแก้ไขบน Formula bar 

      วิธีที่ 3             ดับเบิ้ลคลิกที่ตำแหน่งเซลล์นั้น

2.       ทำการแก้ไขข้อมูล เสร็จแล้วกด Enter

การลบข้อมูล มี 3 วิธี

·        เลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการลบข้อมูล

        วิธีที่ 1     กดปุ่ม Delete ที่คีย์บอร์ด
วิธีที่ 2     คลิกขวาเลือกคำสั่ง Clear Contents
วิธีที่ 3     ที่แท็บ Home คลิกลูกศรลงของปุ่ม
 

การบันทึกเอกสารลงใน disk

เมื่อคุณสร้างแฟ้มงานเสร็จแล้ว ต้องทำการบันทึกข้อมูลลงในdisk มีขั้นตอนดังนี้

1.       คลิกปุ่ม   Save บนแถบ Quick Access Toolbarหรือคลิกปุ่ม  Office Button เลือกคำสั่ง Save หรือSave As ก็ได้

2.       จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้กำหนดรายละเอียด

3.       ที่ช่อง Save in เลือกตำแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บข้อมูล

4.       ที่ช่อง File name พิมพ์ชื่อไฟล์ จากตัวอย่างนี้ให้ชื่อว่าSalary à คลิกปุ่ม Save จะได้ไฟล์นามสกุล .xlsx

การใช้งานแผ่นงานและตาราง

หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-

·        การทำงานกับแผ่นงาน

·        การเลือกช่วงข้อมูล

·        การใช้งานตาราง

·        การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน

การทำงานกับแผ่นงาน (Sheet)

ปกติแฟ้มงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheetให้ใช้งาน ถ้าต้องการเพิ่ม sheet, ลบ sheet, copy sheet,ฯลฯ มีขั้นตอนดังนี้

·       

แทรก/เพิ่ม sheet ใหม่

ลบ sheet ที่เลือก

เปลี่ยนชื่อ sheet

ย้ายหรือคัดลอก sheet

แสดง code ที่เขียนในโปรแกรม Visual Basic

ป้องกันการแก้ไขข้อมูลใน sheet

เปลี่ยนสีชื่อ sheet

ซ่อน/แสดง sheet

เลือก sheet ทั้งหมด

คลิกขวาชื่อ sheet ที่ต้องการ จะปรากฏคำสั่งให้เลือกใช้

การเลือกช่วงข้อมูล

ไม่ว่าจะทำอะไรก็ตามกับข้อมูลใน Worksheet อย่างแรกที่ต้องทำคือ การเลือกช่วงข้อมูล ซึ่งมีหลายวิธี ดังนี้

วิธีการเลือก                                                   สัญลักษณ์ของเมาส์

เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วง                            วางเมาส์เป็นรูป  drag คลุมข้อมูลที่ต้องการ

เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วงห่างกัน              Drag คลุมข้อมูลช่วงแรก กดปุ่มCtrl+drag คลุมช่วงอื่นๆ

เลือกข้อมูลทั้งคอลัมน์ ทั้งแถว                  คลิกส่วนหัวคอลัมน์ หรือหัวแถวที่ต้องการ

เลือกข้อมูลหมดทั้งsheet 
คลิกจุดตัดระหว่างหัวคอลัมน์กับหัวแถว

การใช้งานตาราง

ในกรณีที่คุณทำงานกับตาราง แล้วต้องการแทรกข้อมูล หรือลบตาราง มีขั้นตอนดังนี้

1.       เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ เช่น คอลัมน์ C ถึง E

2.       คลิกขวาหัวคอลัมน์ / แถว จะปรากฏคำสั่งให้เลือก
Insert                              แทรกคอลัมน์ / แถว
Delete                            ลบคอลัมน์ / แถว
Column Width              ปรับความกว้างของคอลัมน์
Hide                               ซ่อนคอลัมน์ / แถว

Unhide                          ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ / แถว

หรือ ใช้ปุ่มเครื่องมือในการทำงานก็ได้ ที่แท็บ Home เลือกจากหัวข้อ Cells

การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน

เมื่อพิมพ์ข้อมูลเสร็จแล้วก็ทำการตกแต่งข้องมูลให้สวยงาม มีขั้นตอนดังนี้

1.       เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ

หรือจัดรูปแบบข้อมูลโดยการใช้เมนู มีขั้นตอนดังนี้

1.       เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ

2.       คลิกขวาเลือกคำสั่ง Format Cells

Number         จัดรูปแบบตัวเลข

Alignment      การจัดวางข้อความ

Font                ชนิดของตัวอักษร

Border            กำหนดเส้นขอบ

Fill                    กำหนดสีพื้นและลาย

       Protection        ป้องกันการแก้ไขข้อมูล

3.       กำหนดรายละเอียดเสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-

·        การเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

·        การค้นหาเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข

บางครั้งคุณต้องการกำหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบข้อมูล เช่น ตัวเลขของเงินเดือนพนักงานให้เป็นสีน้ำเงินเฉพาะคนที่เงินเดือนไม่เกิน 40000 ให้ใช้เรื่องของ Conditional Formattingมีขั้นตอนดังนี้

1.        เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ จากตัวอย่างเงื่อนไขด้านบน ใช้ช่วงข้อมูลของ Salary ไม่รวมหัวข้อ (เลือกช่วงข้อมูลตำแหน่ง G2-G115)

2.        แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุ่ม 

Highlight เซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด

แสดงข้อมูลตัวเลข 10 อันดับสูงสุดหรือต่ำสุด

แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันแบบกราฟแท่ง

แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสีต่างๆ

แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสัญลักษณ์ไอคอน

สร้างเงื่อนไขเอง

ลบเงื่อนไขที่ไม่ต้องการใช้งาน

จัดการกับเงื่อนไขที่กำหนด

ในที่นี้เลือกคำสั่ง New Rule à จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ New Formatting Rule เลือกFormat only cells that contain à กำหนดเงื่อนไขเอง จากตัวอย่างเลือกเป็น Cell Value à less than or equal to à 40000 คลิกปุ่ม Formatเลือกรูปแบบตัวอักษรที่ต้องการ à คลิกปุ่ม OK

การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่กำหนด

หลังจากคุณกำหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบข้อมูลแล้ว ต้องการเปลี่ยนเงื่อนไขจากเดิม เป็น ตัวเลขของเงินเดือนพนักงานให้จัดรูปแบบโดยเปลี่ยนสีพื้นเป็นสีเหลือง เฉพาะคนที่เงินเดือนตั้งแต่30000-50000 คุณสามารถแก้ไขได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

3.       เลือกช่วงข้อมูลเดิมที่ทำการจัดรูปแบบไว้

4.       แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุ่ม                     

5.       เลือกคำสั่ง Manage Rules คลิกปุ่ม Edit Rule

6.      จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Edit Formatting Ruleให้แก้ไขรายละเอียด เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK

การลบรูปแบบข้อมูลที่กำหนดเงื่อนไข

ช่วงข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เมื่อไม่ได้ใช้งานแล้ว คุณสามารถทำการยกเลิกเงื่อนไขนั้นได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1.       เลือกช่วงข้อมูลเดิมที่ทำการจัดรูปแบบไว้

2.       แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุ่ม                     

3.       เลือกคำสั่ง Clear Rules

ในที่นี้เลือกคำสั่ง Clear Rules from Selected Cells

การค้นหาเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

1.       แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Editing คลิกปุ่ม

2.       เลือกคำสั่ง Conditional Formatting

3.       จะแสดงช่วงข้อมูลที่มีการกำหนดเงื่อนไขให้ทันที

การทำงานกับกราฟ

หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-

·        การสร้างกราฟ

·        ชนิดของกราฟ

·        การเปลี่ยนชนิดของกราฟ

·        การลบกราฟ

การสร้างกราฟ

ข้อมูลในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข ถ้าคุณนำตัวเลขเหล่านั้นมาแสดงเป็นกราฟจะทำให้ข้อมูลของคุณดูง่ายขึ้น มีขั้นตอนดังนี้

4.       เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างกราฟ ในที่นี้เลือกช่วงเซลล์ A2-B5, D2-D5

5.       คลิกแท็บ Insert เลือกประเภทของกราฟจากหัวข้อChart จากตัวอย่างเลือกแบบ Column

6.       จะปรากฏรูปแบบย่อยให้คลิกเลือกได้ทันที

7.       จากนั้น จะแสดงรูปกราฟที่สร้างไว้ พร้อมกับแถบRibbon ชื่อ Chart Tools หัวข้อ Design ให้
กำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม

การเปลี่ยนชนิดของกราฟ

หลังจากสร้างกราฟเสร็จแล้ว ต้องการเปลี่ยนแบบกราฟใหม่ คุณสามารถทำได้ มีขั้นตอนดังนี้

1.       เลือกกราฟที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบ

2.       แถบ Chart Tools à Design หัวข้อ Type คลิกปุ่ม   

3.       จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Change Chart Type ให้คลิกเลือกแบบที่ต้องการ       

การลบกราฟ

กราฟที่ไม่ใช้แล้ว ต้องการลบออก มีขั้นตอนดังนี้

·        คลิกกราฟที่ต้องการลบ กดปุ่ม Delete ที่คีย์บอร์ด

การใช้งานสูตรและฟังก์ชั่น

หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-

·        การใส่สูตรคำนวณปกติ

·        ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณ

·        การคำนวณหาผลรวม และการสร้างสูตรด้วยฟังก์ชั่นอื่น

·        การสร้างสูตรอย่างง่ายพร้อมค่าคงที่

·        ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อสร้างสูตร

การใส่สูตรคำนวณปกติ

1.    เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้  ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ D4

2.    พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์เช่น=D2*D3 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter

3.    Formula bar

ที่เซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคำนวณที่กำหนดไว้

ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณ

การคำนวณในเครื่องคอมพิวเตอร์กับการคำนวณจากเครื่องคิดเลข ผลลัพธ์ที่ได้จะต่างกัน  เนื่องจากการคำนวณในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะดูความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณด้วย จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ user จะต้องทราบในเรื่องนี้ เพื่อไม่ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการผิดเพี้ยนไปจากปกติ

เครื่องหมายที่ใช้                                                            ความหมาย

(     )                                                                                วงเล็บ

^                                                                                       ยกกำลัง

* ,  /                                                                                 คูณ , หาร

+ , -                                                                                  บวก , ลบ

ความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณ จะไล่จากบนลงล่าง บนสุดจะสำคัญสูงสุด และล่างสุดจะสำคัญต่ำสุด ในสูตรคำนวณสูตรหนึ่ง ถ้าเครื่องหมายใดสำคัญกว่าก็จะทำการคำนวณเครื่องหมายนั้นก่อนแล้วไล่ตามลำดับไปเรื่อยๆ

การคำนวณหาผลรวม

ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตำแหน่ง ให้คุณใช้ฟังก์ชั่นของการหาผลรวมเข้ามาช่วย มีขั้นตอนดังนี้

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้  ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ H4

2.       ที่แท็บ Home คลิกปุ่ม  Sum บนทูลบาร์

3.       จะปรากฏสูตรคำนวณ =SUM(B4:G4) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะคำนวณว่าถูกต้องหรือไม่ สังเกตจากเส้นประวิ่งรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้าไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วงข้อมูลใหม่แล้ว กดปุ่ม Enter

การสร้างสูตรด้วยฟังก์ชั่นที่ใช้งานบ่อย

โปรแกรม Excel จะทำการแบ่งชุดของสูตรคำนวณตามประเภทการใช้งาน ถ้าคุณต้องการใช้สูตรคำนวณประเภทใด คลิกเลือกปุ่มนั้นได้เลย หรือคลิกปุ่ม Insert Function ก็ได้ สูตรคำนวณที่นำมายกตัวอย่างจะเป็นสูตรที่ใช้งานบ่อยๆ มีขั้นตอนดังนี้

1.      เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ C13

2.       ที่แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคำนวณให้เลือกใช้ ในที่นี้คลิกปุ่มลูกศรลงของ AutoSum

3.       จะปรากฏสูตรคำนวณที่ใช้งานบ่อยๆ ให้เลือก

A     verage                               สูตรการหาค่าเฉลี่ย
Count Numbers              สูตรการนับจำนวนข้อมูล
Max                                   สูตรการหาค่าสูงสุด
Min                                    สูตรการหาค่าต่ำสุด
More Functions               สูตรอื่นๆ

4.       ในที่นี้เลือกค่าสูงสุด คลิกที่ฟังก์ชั่น Max à drag คลุมช่วงข้อมูลตัวเลขที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter

การสร้างสูตรอย่างง่ายพร้อมค่าคงที่

ในสูตรคำนวณบางครั้งต้องการอ้างอิงค่าตำแหน่งเซลล์เดียว เวลา copy สูตร ไม่ต้องการให้เปลี่ยนแปลง เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute ในตัวอย่างนี้ต้องการคำนวณหาผลต่างระหว่างค่าใช้จ่าย (B3) กับค่าเฉลี่ย (C16) มีขั้นตอนดังนี้

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ C3

2.       ใส่สูตรคำนวณ =B3-$C$16 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter

3.       ทำการ copy สูตรคำนวณลงมา จะเห็นว่าตำแหน่งC16 จะเป็นค่าคงที่ตลอด ไม่มีการเปลี่ยนแปลง

ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อสร้างสูตร

#VALUE!                หมายถึง ในสูตรคำนวณปกติมีการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่เป็นตัวอักษร

#NAME?                หมายถึง ชื่อฟังก์ชั่นที่ใช้พิมพ์ผิด

การเรียงลำดับข้อมูล

หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-

·        ลำดับการจัดเรียงเริ่มต้น

·        การเรียงลำดับข้อมูลในช่วงหรือตาราง

ลำดับการจัดเรียงเริ่มต้น

เมื่อคุณนำงานฐานข้อมูลมาสร้างในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่หลังจากสร้างงานเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่จะทำต่อไป คือ การจัดเรียงข้อมูล มีขั้นตอนดังนี้

8.       คลิกตำแหน่งเซลล์ในหัวข้อที่ต้องการจัดเรียง จากตัวอย่างนี้ เลือก เซลล์ใดก็ได้ในหัวข้อ Salary

9.         ที่แท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุ่มบนทูลบาร์ เพื่อเลือกเกณฑ์การจัดเรียง
 Sort Smallest to Largest   จัดเรียงจากน้อยไปมาก (AàZ)

 Sort Largest to Smallest   จัดเรียงจากมากไปน้อย (ZàA)

การเรียงลำดับข้อมูลในช่วงหรือตาราง

1.       ตำแหน่งเซลล์อยู่ในงาน Database

2.       คลิกปุ่ม      เพื่อเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์Sort กำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม

3.       ที่ช่อง Sort by เลือกหัวข้อหลักในการจัดเรียง
ที่ช่อง Order เลือกเกณฑ์การจัดเรียง

4.       คลิกปุ่ม  เพื่อเพิ่มหัวข้อรอง,หัวข้อที่ 3, 4, 5 ในการจัดเรียง เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-

·        การสร้างรายการแบบรายการจากช่วงของเซลล์**

·        การป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในแผ่นงาน

การสร้างรายการแบบรายการจากช่วงของเซลล์

10.    คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar

11.    เลือก All Programs à Microsoft Office

12.    เลือก Microsoft Office Word 2007 จะเปิดให้ใช้งานได้ทันที

การป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในแผ่นงาน

เพื่อให้การกรอกข้อมูลมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น คุณควรจะกำหนดกฏข้อบังคับในการป้อนข้อมูล มีขั้นตอนดังนี้

1.       เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการพิมพ์

2.       ที่แท็บ Data หัวข้อ Data Tools คลิกปุ่ม 

3.   จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Data Validation ที่หัวข้อSettings ให้กำหนดเงื่อนไข ในที่นี้กำหนดว่า ข้อมูลตัวเลขที่ป้อนจะต้องอยู่ในช่วงตั้งแต่ 8000-40000 เท่านั้น

4.       คลิกหัวข้อ Input Message ระบุข้อความที่ต้องการแสดงเมื่อตำแหน่งเซลล์อยู่ในช่วงนั้น เป็นการบอกให้ userรู้ว่าให้ทำอะไร

5.       คลิกหัวข้อ Error Alert เพื่อกำหนดว่า ถ้า userป้อนข้อมูลไม่ตรงตามกฎข้อบังคับ ให้แสดง Messageและไอคอนเตือนด้วย เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK

การกรองข้อมูล

หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-

·        การกรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง

·        การยกเลิกข้อมูลที่ทำการกรองไว้

·        การกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือการเอาค่าที่ซ้ำกันออก

·        การกรองโดยใช้เงื่อนไขขั้นสูง

การกรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง

เมื่อคุณทำงานกับฐานข้อมูล อีกเรื่องหนึ่งที่คุณใช้งานบ่อย นอกจากการจัดเรียงแล้ว ก็จะเป็นเรื่องการค้นหาข้อมูลหรือการกรองข้อมูลนั่นเอง มีขั้นตอนดังนี้

13.    ตำแหน่งเซลล์อยู่ในงาน Database

14.    ที่แท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุ่ม     จะปรากฏลูกศรลงทุกหัวข้อ     

15.    คลิกปุ่มลูกศรลงของหัวข้อที่จะค้นหา เลือกข้อมูลที่ต้องการ ในที่นี้คลิกหัวข้อ Department เลือก Engineeringเสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK                                               

สังเกตแถบ Status bar ด้านล่าง จะแสดงจำนวน recordที่ค้นหาได้

การยกเลิกข้อมูลที่ทำการกรอง (Filter) ไว้

1.       ตำแหน่งเซลล์อยู่ในงาน Database

2.       ที่แท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุ่ม บนทูลบาร์

การกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือการเอาค่าที่ซ้ำกันออก

ในงาน Database เมื่อทำการป้อนข้อมูลจำนวนมากๆ อาจมีบางrecord ที่พิมพ์ซ้ำกัน คุณสามารถเอาค่าที่ซ้ำกันออกได้ มีขั้นตอนดังนี้

1.       ตำแหน่งเซลล์อยู่ในงาน database

2.       ที่แท็บ Data คลิกปุ่ม      จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Remove Duplicates           

3.       คลิกเลือกหัวข้อฟิลด์ที่ให้ตรวจสอบข้อมูลซ้ำ ในที่นี้เลือกฟิลด์ Emp ID เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK

4.       จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์แสดงจำนวน record ที่ซ้ำกัน คลิกปุ่ม OK

การกรองโดยใช้เงื่อนไขขั้นสูง

การกรองข้อมูลที่กล่าวมาแล้วเป็นการกรองข้อมูลแบบง่ายๆ แต่มีการกรองข้อมูลอีกแบบหนึ่งเป็นการกรองข้อมูลที่ซับซ้อนขึ้น  โดยคุณสามารถเลือกแสดงผลในตำแหน่งอื่นได้ มีขั้นตอนดังนี้

1.       ทำการคัดลอกข้อมูลและหัวข้อที่ใช้เป็นเงื่อนไขในการค้นหา จากตัวอย่างนี้ หัวข้อคือ Department และข้อมูลคือAdmin. à copy ไปวางไว้ที่ ตำแหน่งเซลล์ K1-K2

2.       ตำแหน่งเซลล์อยู่ในงาน database

3.       ที่แท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter เลือกปุ่ม  จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Advanced Filter  ให้กำหนดรายละเอียด

4.       หลังจากเลือกรายละเอียดต่างๆ เสร็จแล้ว คลิกปุ่ม OK